Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de satisfacción de los usuarios.

Para ello la se requiere diseñar una estrategia que le permitirá adoptar metodologías para los distintos procesos, apoyado en las mejores prácticas identificadas.

La construcción de esta herramienta se basará en la identificación de procesos que le permitan, a través del talento humano, un mejor control de las actividades, el logro de los objetivos definidos para cada proceso de una manera efectiva y ante todo la adopción de la cultura del mejoramiento continuo, mediante la gestión del día a día.

Beneficios

La adopción de un sistema de gestión de calidad orientado a procesos posibilita:

Para el cliente:

• Recibe servicios oportunos, eficientes y de calidad.
• Ahorra esfuerzos y dinero al no tener que repetir pasos y documentación.
• Para el personal, reduce el esfuerzo tanto físico como mental.
• Aumenta el grado de satisfacción en sus actividades diarias.
• Mejora el clima organizacional.
• Reduce las molestias derivadas de las sobrecargas o subcargas de trabajo.

Para la organización:

• Mejora la imagen ante clientes y empleados.
• Brinda un servicio caracterizado por la cordialidad, la tolerancia y la responsabilidad.
• Disminuye la cantidad de tramites.
• Mejora la utilización de los recursos.
• Mejora las relaciones internas y externas.
• Disminuye las demoras.
• Destaca la importancia de una gestión enfocada al cliente.
• Contar con manual de procesos y procedimientos.
• Potencia los procesos de mejoramiento continuo.
• Logra el compromiso de los funcionarios con los objetivos organizacionales.
• Valorizar y compromete a los líderes en cada una de las sedes y para cada proceso.
• Permite conocer las deficiencias para planear las mejoras.
• Aumenta la satisfacción de los usuarios internos y externos.

Requisitos de un sistema de gestión de calidad

Para la implementación de un Sistema de G gestión de Calidad podemos encontrar como requisitos generales:

• La identificación de procesos.
• Su secuencia y alcance.
• Los criterios de control.
• La medición de resultados.
• El análisis de la información.

Así mismo, se debe contemplar la definición y elaboración de la documentación siguiente:

• Política de calidad.
• Objetivos de calidad.
• Manual de calidad.
• Procedimientos documentados.
• Control de documentos y registros.
• Instrucciones de trabajo.
• Planes de calidad.

Cabe mencionar que los dos últimos puntos son opcionales y dependerá de cada organización si decide documentarlos o no.

Por el contrario, algunos de los puntos son obligatorios según la norma ISO.